Ausgangslage:
Zur Übertragung von Alarmdepeschen und Abschlussmeldungen an die Einsatzkräfte durch die IRLs Lausitz ist bis heute das Telefax eine weit verbreitete Methode bei Feuerwehren in unserer Region. Gründe hierfür sind deren unkomplizierte Einrichtung und die relativ kostengünstigen Anschaffungs- und Betriebskosten. Die IRLS Lausitz erreichen seit einiger Zeit zahlreiche Meldungen, dass Alarm- und Abschlussfaxe fehlerhaft oder gar nicht mehr empfangen werden. Wir haben uns mit dem Thema beschäftigt und in diesem Beitrag findest Du die wesentlichen Informationen zu den Ursachen und mögliche Lösungsansätze.
Die Geschichte des Fax
Anfang der 1970er-Jahre wurde das Telefax zunächst noch unter dem Namen „Fernkopierer“ bekannt. Im Jahr 1973 brachte die Fa. Infotec ein Gerät mit dem bis heute gültigen G3-Standard auf dem Markt. 1979 wurde der Faxdienst dann offiziell durch die Deutsche Bundespost eingeführt. In den 1980er-Jahren verbreitete sich das Fax in den deutschen Büros und gehörte spätestens in den 1990er-Jahren zur Mindestausstattung in Unternehmen und Organisationen (Wikipedia). Das Telefax gewann insbesondere im deutschen Verfahrensrecht an Bedeutung, da Behörden zur Wahrung der Zugangsfrist eines Dokuments auch empfangene Faxe anerkannten. Allgemein entspricht das Fax aber der Textform im Sinne des § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und fand beim Abschluss eines Fernabsatzvertrages zunächst sehr häufig eine nützliche Verwendung (vgl. §§ §312c ff. BGB). Mit der Verbreitung des Internets wurde der Faxdienst durch die E-Mail und Online-Shops allmählich verdrängt.
Die IRLS Lausitz nutzt den Faxversand seit vielen Jahren für die Übermittlung von Alarmdepeschen an die alarmierten Einsatzkräfte. Zum Ende eines Einsatzes, werden mit einem zweiten Fax zusätzlich die Zeitstempel der Einsatzmittel und der protokollierte Lagefilm an die in einem Einsatz beteiligten Wachen übertragen (Abschlussfax). Spätestens jetzt kann man sich vorstellen, wie viele Faxe die IRLS Lausitz pro Jahr versendet und wenn nicht, es sind Tausende.
Unlängst wurde während der COVID19-Pandemie die Übertragung der Infektionszahlen von den Gesundheitsbehörden via Fax als „veraltete Technologie“ angesehen. Aktuell finden sich im Internet immer mehr Hinweise darauf, dass das Fax allmählich ausgedient hat. Beispielweise stellte die Deutsche Telekom den Faxdienst im Mobilfunk zum 31.12.2022 ein (Link), der Deutsche Bundestag schaffte im Jahr 2021 tausende Faxgeräte ab (Link) und auch die Kommunikation mit der Justiz im Land Brandenburg erfolgt seit 1. Januar 2022 nur noch auf dem elektronischem Wege (Link).
Was sind die Gründe für das Ende des Fax-Zeitalters?
Verlust der Vertraulichkeit
Noch vor wenigen Jahren galt ein Telefax als eine relative sichere Methode, um auch vertrauliche Informationen vom Sender zum Empfänger zu übertragen. Mit dem heutigen Stand der Technik hat sich diese Situation grundlegend geändert, so dass ein Fax als unsicher einzustufen ist. Ursache des Problems ist die Empfängerseite, also die Gegenseite. Dem Sender ist schlicht weg nicht bekannt, welche Technologie durch die Empfangsseite eingesetzt wird. So wurde das Faxgerät als eigenständiges Gerät durch vernetzte Multifunktionsgeräte abgelöst, welche neben dem Faxen auch Drucken, Kopieren und Scannen können. Meist können diese Multifunktionscenter (MFC) mit Fax-Funktion eingehende Faxe direkt in eine E-Mail umwandeln und leiten das Fax an beliebig hinterlegte E-Mail-Postfächer weiter. Das Empfangsgerät könnte aber auch ein Fax-Serverdienst sein, wie zum Beispiel ein Cloud-Fax-Service, d.h. es handelt sich um einen virtuellen Fax-Server, der eingehende Fax in E-Mails übersetzt und weiterleitet. Inwieweit die eingehenden Faxe und weitergeleiteten E-Mails durch den Empfänger sicher weiterverarbeitet oder verschlüsselt werden, kann durch die sendende Stelle nicht feststellt werden.
Jene Tatsachen führen zwangsläufig zu der Erkenntnis, dass ein Fax heutzutage das gleiche Sicherheitsniveau besitzt, wie eine unverschlüsselte E-Mail oder eine Postkarte. (Landesbeauftragte für Datenschutz Bremen). So hat das OVG Lüneburg die fehlende Verschlüsselung in der Faxübertragung bemängelt (Beschluss vom 22. Juli 2020, Az. 11 LA 104/19), weil die Vertraulichkeit im Sinne des Artikel 32 EU Datenschutz-Grundverordnung nicht gegeben sei. Insofern sollte auf datenschutzfreundlichere Wege ausgewichen werden (z. B. Brief, Bote, verschlüsselte E-Mail). Es erklärt sich von selbst, dass ein Bote oder ein Brief nicht geeignet sind, um eine Alarmdepesche zeitnah an eine Feuerwehr zu übertragen.
Es ist nicht mehr auszuschließen, dass die Übermittlung personenbezogener Daten per Fax in naher Zukunft als eine Datenschutzverletzung im Sinne des Artikel 33 Datenschutz-Grundverordnung EU angesehen wird; Schadenersatzforderungen DS-GVO und Bußgelder gemäß Artikel 82 DS-GVO und Bußgelder gemäß Artikel 83 (4a) sind somit denkbar. Es besteht also dringend Handlungsbedarf.
Die Faxübertragung ist nicht mehr zuverlässig!
Das Senden eines Fax ist vom Ursprung her eine analoge Technologie. So mag es kaum verwundern, dass die Übertragung ins Digitale, also über den IP-Anschluss diverse Probleme mit sich bringen. Anders als bei einem analogen Festnetz-Anschluss gibt es mit der Internettelefonie keinen direkten Kanal mehr vom Sender zum Empfänger. So wird heutzutage ein Telefax in viele kleine Pakete aufgeteilt und über verschiedene Wege ans Ziel gebracht. Verzögert zugestellte Daten-Pakete und/oder Paketverluste führen mitunter dazu, dass eine erfolgreiche Übertragung missglückt. Fax-Geräte reagieren auf solche Störungen äußert empfindlich. Die Paketverluste können zu massiven Informationsverlusten (unlesbare Faxe) und/oder Verbindungsabbrüchen führen. Eine Fehleranalyse bringt hierbei meist keinen Erfolg und damit wird die Kommunikation empfindlich gestört. Letztlich stellen die neuen All-IP-Netze fast alle, die noch Faxe nutzen, vor große Probleme.
In der Theorie ist das Faxproblem in IP-Netzen eigentlich längst gelöst: Speziell für die Fax-Kommunikation via IP wurde das Protokoll T.38 entwickelt – auch Fax over IP (FoIP) genannt. Faxe werden bei T.38 nicht als digitale Sprachsignale übertragen, sondern in einem eigenem Paketformat und unter eigenen Regeln. Problematisch ist, dass in vielen Fällen das T.38-Protokoll keine anwendbare Alternative ist, da namhafte Telekommunikationsanbieter das T.38-Protokoll bei VoIP-Telefonanschlüssen weiterhin nicht unterstützen. Wenn die Empfängerseite ihr Faxgerät an einer FRITZ!Box betreibt, kann das T.38-Faxprotokoll auch die Ursache für das Problem sein. In diesen Fällen kann es mitunter hilfreich sein, wenn auf der Empfängerseite die Einstellung in der FRITZ!Box angepasst werden. Hier die Kurzanleitung dazu:
- Gehen Sie im Menü der FRITZ!Box zu „Einstellungen“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Telefonie“ > „Internettelefonie“.
- Wählen Sie dort die Registerkarte „Erweiterte Einstellungen“ aus.
- Deaktivieren Sie das Häkchen bei „Telefaxübertragung auch mit T.38“, dass Häkchen wegmachen.
- Klicken Sie auf „Übernehmen“ und fertig.
Mit der Änderung der Einstellung wird nicht mehr über T.38 übermittelt, sondern per T.30 und damit über Audiosignale. Wenn das Fax trotzdem einfach nicht mehr ankommen will, bleibt am Ende nur noch die Suche nach alternativen Lösungsansätzen.
Welche Alternativen bietet die IRLS Lausitz?
Wie dieser Beitrag aufzeigt, lässt sich die Tatsache nicht mehr wegdiskutieren: Das Fax-Zeitalter neigt sich allmählich dem Ende und wir müssen handeln. Daher bieten wir Ihnen folgende Alternativen an:
Alternativen für das Alarmfax
Zweck des Alarmfaxes ist die Übermittlung des Einsatzortes, des Einsatzstichwortes und der alarmierten Kräfte. Dadurch wissen die Einsatzkräfte wohin es geht, was passiert ist und mit welchen Fahrzeug(en) sie ausrücken sollen. Bereits seit vielen Jahren bieten wir für diesen Zweck alternative Dienste über das Internet an, wie z.B. WachalarmIP und die EVI-Kanäle via Twitter. Demnächst sind die notwendigen Informationen via Smartphone-App (DE-Alarm) und für Einsatzleitungen vor Ort über die Führungs- und Unterstützungssoftware CommandX abrufbar.
Alternativen für das Abschlussfax
Zusätzlich zu den Inhalten des Alarmfaxes befinden sich auf dem Abschlussfax die Statuszeiten der im Einsatz befindlichen Kräfte und der gesamte Lagefilm. Somit können auf dem Abschlussfax besonders vertrauliche Daten zu finden sein, welche einen besonderen Schutz bedürfen. Auch hierfür existieren bereits Heute digitale und wesentlich umfangreichere Alternativen, die Sie über das Internet und das Befehlsstellensystem nutzen können. So ermöglicht die Webanwendung „Feuerwehrbericht CEVAS“ die Möglichkeit das Einsatzprotokoll als strukturierten XML-Datensatz in ihre nachgelagerte Feuerwehrverwaltungssoftware zu übernehmen. Über den Celios WebView-Client kann das Einsatzprotokoll der Leitstelle Lausitz jederzeit über das Befehlsstellen- oder Behördennetzwerk eingesehen werden.
Zusammenfassung
Wie zu sehen, ist das Telefax keine vertrauliche und zuverlässige Übertragungsform. Aus diesem Grund verfügen wir bereits Heute über gute und sichere Alternativen zum Telefax und bauen diese weiter aus. Somit sind die Tage des Telefax auch in der IRLS Lausitz gezählt. Daher planen wir den Fax-Dienst zum 1. Januar 2024 endgültig abzuschalten. Wir empfehlen Ihnen sich daher mit diesem Thema und unseren alternativen Lösungsansätzen näher zu beschäftigen. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gern über die bekannten Wege zur Verfügung.